Архівний відділ

32300, м. Кам’янець-Подільський, вул. Троїцька, 2
Начальник відділу  Федорова Ірина Іванівна 9-10-33
Головний спеціаліст  Герасимюк Олена 9-10-33
9-10-33

Архівний відділ райдержадміністрації  працює щоденно з 8.00 до 17.00 год.

Обідня перерва з 12.00. до 13.00 год.

Прийомні дні для громадян:

Понеділок з 10.00 до 16.00 год.

Четвер з 13.00 до 16.00 год.

Зразок звернення  Бланк заяви до архівного відділу

ПОЛОЖЕННЯ

про архівний відділ Кам’янець-Подільської

районної державної адміністрації

         1. Архівний відділ Кам’янець – Подільської районної державної адміністрації (далі – відділ) утворюється райдержадміністрацією, входить до її складу і в межах району забезпечує виконання покладених на нього завдань.

Відділ підзвітний і підконтрольний голові районної державної адміністрації та відповідно Державному архіву Хмельницької області.

У своїй діяльності відділ керується Конституцією та Законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції та Державного архіву Хмельницької області, розпорядженнями голови обласної, районної державних адміністрацій та положенням про архівний відділ, затвердженим з урахуванням Типового положення.

Відповідно до статті 28 Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” відділ функціонує, як самостійний структурний підрозділ райдержадміністрації і є юридичною особою публічного права.

2. Основним завданням відділу є реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району.

Координація діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, зокрема приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (приватні архіви), у питаннях архівної справи і діловодства.

Внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться.

Здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства району, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

3. Відділ відповідно до визначених повноважень виконує такі завдання:

1) організовує виконання Конституції і законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів міністерств, Державної архівної служби, інших центральних органів виконавчої влади та здійснює контроль за їх реалізацією;

2) забезпечує у межах своїх повноважень захист прав і законних інтересів фізичних та юридичних осіб;

3) аналізує стан та тенденції розвитку архівної справи у районі та вживає заходів до усунення недоліків;

4) складає і за погодженням з Державним архівом Хмельницької області подає для затвердження в установленому порядку проекти державних цільових програм, бере участь у підготовці пропозицій до проектів програм розвитку архівної справи району, затверджує плани розвитку архівної справи в районі, забезпечує їх виконання;

5) розробляє проекти розпоряджень голови районної державної адміністрації, у визначених законом випадках – проекти нормативно-правових актів з питань архівної справи та діловодства;

6) бере участь у розробленні проектів розпоряджень голови районної державної адміністрації, проектів нормативно-правових актів, головними розробниками яких є інші структурні підрозділи;

7) забезпечує зберігання, облік і охорону:

- документів Національного архівного фонду з різними носіями інформації, переданих відділу державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території району;

- документів особового походження;

- друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

-облікових документів і довідкового апарату до них;

8) організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

9) проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території району, незалежно від форми власності та підпорядкування;

10) інформує Державний архів Хмельницької області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

11) веде облік юридичних осіб та фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу районної державної адміністрації, на підставі затверджених списків;

12) подає на затвердження Державному архіву Хмельницької області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування відділу;

13) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам району методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів;

14) надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності архівної установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території району, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудового архіву);

15) веде зведений облік архівних документів, що зберігають державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації району, подає належні відомості про ці документи Державному архіву Хмельницької області;

16) надає на договірних засадах послуги підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів та використання відомостей, що містяться в них, розробляє методичні посібники з архівної справи та діловодства;

17) передає Державному архіву Хмельницької області у визначені ним строки документи та довідковий апарат до них для постійного зберігання;

18) створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;

19) організовує страхування документів Національного архівного фонду, які надаються у користування поза архівним відділом, у порядку, встановленому законодавством;

20) надає архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, забезпечує у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб долучає до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу;

21) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ;

22) готує самостійно або разом з іншими структурними підрозділами інформаційні та аналітичні матеріали для подання голові районної державної адміністрації;

23) забезпечує здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції;

24) готує (бере участь у підготовці) проекти угод, договорів, меморандумів, протоколів зустрічей делегацій і робочих груп у межах своїх повноважень;

25) розглядає в установленому законодавством порядку звернення громадян;

26) опрацьовує запити і звернення народних депутатів України та депутатів обласної, місцевої та районної рад;

27) забезпечує у межах своїх повноважень дотримання вимог законодавства з охорони праці, пожежної безпеки;

28) бере участь у вирішенні відповідно до законодавства колективних трудових спорів (конфліктів);

29) забезпечує захист персональних даних;

30) здійснює інші передбачені законом повноваження.

4. Відділ для здійснення повноважень та виконання завдань, має право:

1) одержувати в установленому законодавством порядку від інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та їх посадових осіб інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ завдань;

2) залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань спеціалістів, фахівців інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками), представників громадських об’єднань (за згодою);

3) вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи районної державної адміністрації в архівній галузі;

4) користуватись в установленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв’язку і комунікацій та іншими технічними засобами;

5) скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань архівної служби та діловодства;

6) вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;

7) отримувати в установленому порядку документи юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;

8) проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудового архіву, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

9) звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;

10) порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;

11) порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

12) відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.

5. Відділ в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє з іншими структурними підрозділами, апаратом районної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян з метою створення умов для провадження послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності одержання і передачі інформації, необхідної для належного виконання покладених на нього завдань та здійснення запланованих заходів.

6. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади головою районної державної адміністрації згідно із законодавством про державну службу та погодженням Державного архіву Хмельницької області.

7. Начальник відділу:

1) здійснює керівництво роботою відділу, несе персональну відповідальність за організацію та результати його діяльності, сприяє створенню належних умов праці у відділі;

2) подає на затвердження голові районної державної адміністрації Положення про архівний відділ;

3) затверджує посадові інструкції працівників відділу та розподіляє обов’язки між ними;

4) планує роботу відділу, вносить пропозиції щодо формування планів роботи районної державної адміністрації;

5) вживає заходів до удосконалення організації та підвищення ефективності роботи відділу;

6) звітує перед головою районної державної адміністрації про виконання покладених на відділ завдань та затверджених планів роботи;

7) може входити до складу колегії районної державної адміністрації;

8) вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії питань, що належать до компетенції відділу, та розробляє проекти відповідних рішень;

9) може брати участь у засіданнях органів місцевого самоврядування;

10) представляє інтереси відділу у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями – за дорученням керівництва відповідної районної державної адміністрації;

11) видає у межах своїх повноважень накази, організовує контроль за їх виконанням. Накази нормативно-правового характеру, які порушують права, свободи і законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації.

12) подає на затвердження голови районної державної адміністрації проекти кошторису та штатного розпису відділу в межах визначеної граничної чисельності та фонду оплати праці його працівників;

13) здійснює добір кадрів;

14) організовує роботу з підвищення рівня професійної компетентності державних службовців архівного відділу;

15) призначає на посаду та звільняє з посади у порядку, передбаченому Законом України “Про державну службу”, державних службовців відділу, присвоює їм ранги державних службовців, заохочує та притягає до дисциплінарної відповідальності;

16) забезпечує планування службової кар’єри, планове заміщення посад архівного відділу підготовленими фахівцями згідно з вимогами до професійної компетентності та стимулює просування по службі;

17) розглядає скарги на дії або бездіяльність працівників відділу;

18) здійснює планування навчання працівників з метою вдосконалення рівня володіння державними службовцями архівного відділу державною мовою, регіональною мовою або мовою національних меншин, визначеною відповідно до закону, а також іноземною мовою, яка є однією з офіційних мов Ради Європи, у випадках, якщо володіння такою мовою є обов’язковим відповідно до цього Закону;

19) проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень відділу;

20) забезпечує створення належних умов та матеріально-технічного забезпечення для виконання державними службовцями своїх службових обов’язків;

21) забезпечує дотримання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни;

22) здійснює інші повноваження, визначені законом.

Накази начальника відділу, що суперечать Конституції та законам України, актам Президента України, Кабінету Міністрів України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, можуть бути скасовані головою районної державної адміністрації, іншим центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері державної служби.

8. Службові обов’язки працівників архівного відділу визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються начальником архівного відділу.

9.   Для проведення експертизи цінності документів відділ утворює експертну комісію (ЕК).

Склад експертної комісії і положення про неї затверджує начальник відділу відповідно до типового положення, затвердженого Державною архівною службою.

Положення та персональний склад експертної комісії затверджується керівником архівного відділу на підставі “Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради”, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року № 1226/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1061/23593 зі змінами.

10. Архівний відділ утримується за рахунок коштів державного бюджету.

11. Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників відділу визначає голова районної державної адміністрації у межах відповідних бюджетних призначень.

12. Штатний розпис та кошторис відділу затверджує голова районної державної адміністрації відповідно до Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2002 року №228.

13. Відділ є юридичною особою публічного права, має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки.